出張でビジネスホテルを予約する際、お得な特典があると少し嬉しくなりますよね。
たとえば、アパホテルの会員登録やアプリの初回ログイン時にもらえる「500ポイントプラス」などの特典は、ビジネスパーソンにとって魅力的なサービスかもしれませんね。
でも、「もらったポイントを宿泊費に充てた場合、会社の経費精算に使う領収書の金額はどうなってしまうんだろう？」と不安に思うことはありませんか？
会社のルールによっては、実際の支払い金額と領収書の金額が合わないとトラブルになってしまうこともありますよね。
この記事では、ポイントを利用した時の領収書の扱いや、便利なデジタル領収書の発行方法について詳しく解説していきます。
出張の経費管理をスムーズにして、安心してお仕事に集中できるよう、一緒に確認していきましょうね。
ポイント充当した場合は「割引後」の金額が領収書に記載されます
会社に提出する大切な領収書ですが、アパホテルでポイントを宿泊料金に充当した場合、領収書には「ポイント充当後」の実際に支払った金額が記載されるんですね。
これって、経費精算をする上でとても重要なポイントですよね。
「会社の規定で、ポイントを使う前の元の金額で領収書が欲しいな」と思う方もいらっしゃるかもしれませんが、残念ながらポイント充当前の金額での領収書発行はできないシステムになっているんです。
そのため、出張の宿泊費として会社に満額を請求したい場合は、予約時にはポイントを使わずにそのまま決済し、貯まったポイントはプライベートの旅行などで活用するのがおすすめかもしれませんね。
500ポイントプラスなどで獲得したポイントは現金相当の価値がありますので、上手に使い分けていきたいですよね。
領収書の金額や発行方法が明確に決まっている理由
なぜポイント充当後の金額しか記載されないのか、そして領収書の発行方法がどのようにシステム化されているのか、少し気になりますよね。
実はそこには、きちんとした会計上の理由や、私たち利用者の利便性を高めるための工夫が隠されているんです。
ポイントは「値引き」として処理される仕組みなんですね
アパホテルに限らず、多くのホテルやサービスにおいて、ポイントの利用は「値引き」として扱われることが一般的とされています。
税務上や会計上のルールとして、実際にお客様から受け取った金額（金銭の授受があった金額）に対してのみ領収書を発行するという原則があるからなんですね。
だからこそ、ポイントを使って値引きされた後の金額が、正式な支払い金額として領収書に印字されるわけなんです。
経費精算の担当者さんも、実際の支払い額と領収書の金額が一致しているかを確認しますので、この仕組みは会社にとっても透明性が高くて安心できるルールと言えるかもしれませんね。
デジタル領収書の普及で出張経費の管理がスムーズに
最近は、出張の手配から精算まで、できるだけ手間を省きたいと思う方が増えていますよね。
アパホテルでは、そういったビジネスパーソンの声に応えるように、公式サイトやアパアプリからの「事前決済予約」または「1秒チェックイン」を利用した場合、マイページから簡単にデジタル領収書（PDF形式）を発行できる仕組みが定着しているんです。
わざわざフロントで領収書の発行を待つ必要がなくなるので、忙しい朝の出発もとってもスムーズになりますよね。
アプリ一つで予約から領収書の発行まで完結できるサービスは、出張の多い方にとって本当に心強い味方になってくれるはずです。
領収書発行と経費精算に関する3つの具体的なシチュエーション
ここからは、実際にアパホテルを利用する際の具体的なシチュエーションを交えながら、領収書の発行に関する詳しいルールや注意点を見ていきましょう。
もしかしたら、あなたがつまずきやすいポイントが隠れているかもしれませんよ。
1. 事前決済と1秒チェックインでのスムーズな発行手順
アパホテル会員の方がデジタル領収書を発行する手順は、とってもシンプルで分かりやすいんです。
マイページにログインした後、「宿泊予約確認・編集」の画面から対象の予約を選び、「領収書を発行」というボタンをクリックするだけで、PDF形式の領収書が指定のメールアドレスに送付されるんですね。
ただし、この便利な機能を使うには、公式サイトやアパアプリからの「事前決済予約」か、「1秒チェックイン」を利用していることが条件になります。
もし、ホテルのフロントで直接お支払い（現地精算）をされた場合は、ウェブ上からの発行はできず、フロントで紙の領収書を受け取ることになりますので注意してくださいね。
また、1秒チェックインで決済をした場合に限っては、アパアプリからのみ領収書の発行が可能となっています。パソコンのブラウザからは発行できないこともあるので、アプリをしっかり活用していきたいですよね。
2. 直営ホテルとフランチャイズホテルでの明細表示の違い
アパホテルには、アパグループが直接運営している「直営ホテル」と、パートナー企業が運営している「フランチャイズホテル」があるのをご存知ですか？
実は、どちらのホテルに宿泊するかによって、ポイントを充当した際の領収書の「明細の表示方法」が少し異なるんです。
直営ホテルの場合は、ポイント利用分が「値引き」として明確に表示されることが多いのですが、フランチャイズホテルの場合は「支払い」の一部として表示される形式をとっているんですね。
どちらの場合でも最終的な領収金額が「ポイント充当後の金額」になるというルールに変わりはありませんが、会社の経理担当者から「この明細はどういう意味？」と聞かれた時に、さっと答えられるようにしておくと安心かもしれませんね。
3. インボイス制度への対応と高額決済時の制限について
経費精算といえば、最近導入された「インボイス制度（適格請求書等保存方式）」への対応も気になるところですよね。
アパホテルの領収書は、もちろんこのインボイス制度にしっかりと対応しています。
事前決済（アパ直オンライン決済）を利用した場合、発行事業者は「アパサービス株式会社」となり、領収書にはインボイス登録番号（T7010401047434）がきちんと記載されるんです。
現地精算の場合は、各ホテルを運営している会社が発行事業者となりますが、こちらも必要な情報が網羅されているので安心ですよね。
また、領収書には取引日、金額、内容、宛名、発行者情報が記載されており、もし宿泊料金が50,000円を超える場合は、自動的に収入印紙の処理も行われます。
ただし、領収書は「1回の支払い・取引につき1枚のみの発行」と決められており、複数のお部屋代を合算したり、1泊ずつ分割して発行したりすることはできませんので、予約の段階で精算の単位を意識しておくと良いかもしれませんね。
アパホテルの500ポイントプラスと領収書のルールまとめ
ここまで、アパホテルのポイント利用と領収書の関係について一緒に見てきましたが、いかがでしたでしょうか。
大切なポイントを整理しておきましょうね。
- 新規会員登録やアパアプリのダウンロード（800万ダウンロード突破キャンペーン中）でもらえる「500ポイントプラス」などのポイントを利用すると、領収書にはポイント充当後（割引後）の金額が記載されます。
- ポイント充当前の元の金額での領収書発行や、領収書の合算・分割発行はできません。
- 公式サイトやアプリでの「事前決済」または「1秒チェックイン」を利用すれば、マイページから簡単にPDFのデジタル領収書が発行できて便利です。
- インボイス制度にも完全対応しており、出張経費の申請に必要な情報がすべて網羅されています。
会社の経費として満額を請求したい場合はポイントを使わずに決済し、出張でコツコツ貯めたポイントは、プライベートの旅行やちょっとしたご褒美の宿泊で思いっきり使う、という賢い使い分けがおすすめなんですね。
出張の手配や経費精算って、どうしても面倒に感じてしまうことが多いですよね。私たちも同じように感じることがあります。
でも、アパアプリの便利な機能をしっかり理解して活用すれば、予約から領収書の発行までが驚くほどスムーズになり、空いた時間をリラックスや仕事の準備に充てることができるはずです。
次にアパホテルを予約する時は、ぜひこの「500ポイントプラス」とデジタル領収書の仕組みを思い出して、スマートで快適な出張ライフを送ってくださいね。
あなたの毎日のお仕事が、少しでも快適なものになりますように応援しています！
